Trabajo ágil utilizando Kanban, la herramienta de gestión ligera



Las empresas que quieran sobrevivir en el mundo actual tienen que crear productos innovadores, tener estructuras flexibles y empleados motivados que puedan trabajar de forma independiente. Lo que desde luego no necesitan es procesos convencionales, jerarquías tradicionales y una gestión de proyectos que planifica todo por adelantado y sólo cuenta con los empleados para indicarles las tareas que deben completar. Estos procesos son demasiado lentos, rígidos y poco creativos. El trabajo ágil puede cambiar todo esto y Kanban puede ayudar a las empresas a ser ágiles.

¿Qué es Kanban?

En los años 40, Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota, buscaba formas de optimizar los procesos de producción. Su intención era crear un flujo óptimo desde la entrega de materiales al punto final de ensamblado. Quería también que la producción fuera más flexible y animar a los propios trabajadores de la línea de producción para que resolvieran los problemas por sí mismos en el momento en que se presentasen. Se trataba de optimizar el proceso de producción y aún hoy en día sigue siendo un modelo muy influyente, incluso fuera de la industria del automóvil. Se le conoce también por lean production (“producción esbelta”), just-in-time (JIT) o Sistema de Producción de Toyota (TPS).

Muchas personas están descubriendo hoy día el sistema Kaban, gracias al trabajo de un responsable de IT y desarrollador llamado David J. Anderon, quien, a partir de las estructuras básicas del sistema Kaban original y las adaptó a los requisitos del desarrollo de software ágil y la gestión de proyectos para trabajadores del conocimiento.

¿Por qué Kanban?

Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjeta”. Su nombre se debe al hecho de que el elemento principal del método Kanban son una corchera y montones de pequeñas tarjetas. Los miembros del equipo de trabajo escriben las tareas urgentes en tarjetas y las ubican en la corchera, conocida como Panel Kanban, donde todo el mundo puede verlas. Las tarjetas cubiertas con post-it son un rasgo característico que delata a un sistema Kanban.

¿Cómo funciona Kanban?

El panel de Kanban muestra a todo el equipo una vista general del proyecto. Esto es una gran diferencia, porque las tareas que están aún pendientes de completarse, las que están en marcha y las que se han terminado están a la vista de todo el mundo. Cada empleado puede mirar las tarjetas de Kanban y elegir qué tarea va a hacer a continuación, una innovación desde la asignación de tareas de arriba a abajo, de forma que los empleados eligen ellos mismos las tareas.

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¿Qué aspecto tiene un panel de Kanban?

1.) Visualiza el flujo de trabajo

El primero paso del método Kamban es visualizar el flujo de trabajo. Para ello, vas a necesitar al menos tres columnas:

  • Pendientes
  • En ejecución
  • Hechas

Dependiendo del proyecto y el equipo, quizá sea interesante añadir más columnas para visualizar el proceso de forma más precisa. Por ejemplo, la segunda columna, “En ejecución”, puede subdividirse en:

2.) Definir las tareas

El equipo coge las tarjetas de Kanban y escribe en ellas todas las tareas individuales que tiene que hacer un miembro del equipo para conseguir el objetivo. Según va avanzando el trabajo, las tarjetas se van moviendo de izquierda a derecha a lo largo del panel. El panel puede dividirse también en filas (conocidas como pistas de natación), que separan diferentes tipos de actividades.

A veces se establece la distinción entre cosas que hay que tener hechas en un momento dado (backlog) y tareas que hay que hacer de inmediato (Pendientes). El trabajo no empieza hasta que a las tareas más urgentes en la lista de backlog se les asigna una prioridad y se mueven a la lista de Pendientes

3.) Identificar debilidades

Empieza el análisis, con un proceso de diálogo constante entre los miembros del equipo. ¿Hay demasiadas tareas? ¿Podemos manejarlas en un tiempo razonable? Si no tenemos la suficiente capacidad, ¿qué hacemos? ¿Por qué nos ha llevado tanto tiempo completar esa tarea? ¿Por qué no hemos avanzado en este punto? Las tarjetas de Kanban sirven para enfocar a los miembros del equipo y el panel muestra claramente las tareas en las que se han atascado. Trabajando juntos para identificar las causas de los atascos, el equipo aprende a establecer prioridades, encuentra soluciones alternativas y resuelve más rápidamente los problemas.

David J. Anderson, uno de los firmantes originales del Manifiesto Ágil (2001), ha escrito sobre este método en su libro “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business” (2010). En lugar de los materiales just-in-time, introdujo el concepto “Trabajo en Marcha (TeM)” (Work in Progress, WiP), refiriéndose a aquellas tareas en las que en un momento dato un equipo está trabajando en paralelo. Es necesario restringir el número de estas tareas para que un equipo sea capaz de llevarlas a cabo de forma eficiente y pueda identificar los problemas que se presenten. En terminología Kanban esto se llama el “Límite TeM”.

¿Cuáles son las ventajas?

La principal ventaja del sistema Kanban es que aumenta la transparencia para todos los miembros del equipo. El ser capaces de entender la importancia de cada tarea individual en los resultados para el cliente, anima a las personas a trabajar de forma más independiente y motivada, puesto que cada miembro es a la vez responsable de sus tareas individuales y del éxito global del proyecto. Gracias a la comunicación permanente y a la resolución de problemas colectiva, todos se involucran y aprenden juntos a mejorar. Esta cultura de kaizen (“mejora permanente”), es uno de los resultados más importantes del Kanban.

¿En qué ayuda a las empresa hacer ágiles?

Kanban ayuda a tener una forma de trabajo autoorganizada. Todos se hacen responsables de los resultados (eficiencia, calidad, innovación). Este principio permite incorporar más agilidad. Los propios empleados descubren los errores, atascos y cuellos de botella de un proyecto, imaginan soluciones y aprenden los unos de los otros. Se trata de producir un flujo óptimo y mejorar poco a poco.

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¿En qué se diferencia de otros métodos ágiles?

El método ágil más conocido es Scrum, que requiere que las empresas hagan cambios fundamentales en sus roles y estructuras. Kanban, sin embargo no requiere que organizaciones que están acostumbradas a métodos convencionales hagan cambios radicales. Se trata de un cambio de evolución gradual en paralelo con la evolución del equipo y su práctica del Kanban.

Ésta era precisamente la intención de David J. Anderson. Su dilema era por qué Scrum encontraba a veces resistencia a su implantación dentro de las empresas y acababa siendo un fracaso, y llegó a la conclusión de que a las personas no les gusta el cambio, y desde luego no les gusta el cambio radical, así que diseñó un cambio estructural con el que los beneficios pudieran percibirse inmediatamente.

¿Se puede utilizar el método Kanban con herramientas digitales en lugar de un panel físico?

El uso de un panel y tarjetas físicas, en método Kanban analógico, tiene sus ventajas, pero cuanto mayor es el proyecto, más impráctico se vuelve, así que han aparecido soluciones Kanban digitales (e-Kanban). Algunas de estas soluciones aparecen dentro de proyectos mayores de herramientas sociales de colaboración, como Jira o Merlin. Otras son soluciones independientes, como Portfolio Kanban y Team Kanban, de Kanbanize.

Aquí tienes cinco herramientas gratuitas e-Kanban:

  • Trello (https://trello.com/)
  • Kanboard (https://kanboard.org/)
  • Wekan (https://wekan.github.io/)
  • Meistertask (https://www.meistertask.com/de)
  • Restyaboard (https://restya.com/board/)

¿Le interesa a mi empresa utilizar Kanban?

La única forma de saberlo es arriesgarse e intentarlo por ti mismo. Si necesitas o quieres cambiar para mejorar, entonces Kanban puede ayudarte a arrancar ese proceso, en términos de acciones concretas, y paso a paso, para que todos puedan formar parte de ello.

Kanban no ataca a las jerarquías ni otras estructuras existentes, pero sí que dispara una dinámica en los equipos y las empresas que sirve para introducir cambios en las tareas, los roles y las actitudes. Lo más importante es concederte tiempo y tomarse en serio sus principios. Sólo así Kanban puede aportarnos un cambio positivo.



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