Hot desk: El espacio de trabajo siempre nuevo



El concepto de oficina hot desk está presente desde los años 80. Consiste en que en la oficina hay menos mesas que empleados. Hay estudios que muestran que, dependiendo del tipo de empresa, en un día cualquiera entre el 20 y el 40% de las mesas están vacías, porque los empleados están visitando a los clientes, en reuniones o enfermos. Teniendo esta idea en mente, la auditora Deloitte abrió en 2014 sus oficinas centrales en Amsterdam con sólo 1.000 puestos para 2.500 empleados.

Los empleados tienen que buscarse cada día un sitio libre en una oficina abierta. Cada tarde, dejan su mesa vacía y limpia y guardan sus ordenadores en sus armarios. Las grandes empresas dividen los espacios en zonas por equipos de trabajo, para que los compañeros de un mismo proyecto puedan trabajar juntos y al alcance unos de otros. Esta nueva forma de trabajo reduce considerablemente el segundo factor de coste más grande en las empresas: El alquiler de oficinas.

El hot desk trae movimiento a la empresa

El hot desk y la compartición de mesas se están haciendo cada vez más populares, junto con las nuevas formas de trabajo flexible, como el Nuevo Trabajo y el Trabajo Móvil. La nueva organización del espacio de trabajo redunda también en una mejora de la comunicación interna. La oficina abierta está diseñada para fomentar el debate dentro de los equipos y entre compañeros de diferentes departamentos, así como entre los superiores y los empleados.

De acuerdo con un estudio de Deloitte (“El espacio de trabajo del futuro, 2016”), dos tercios de las grandes empresas quieren tener disponible un espacio de trabajo flexible antes de 2020. Con el hot desk y la compartición de mesas, de lo que se trata es de romper con las estructuras rígidas y las jerarquías, favorecer la interacción y utilizar el espacio de oficina de una forma inteligente. Esperan que esto haga que su transformación digital sea más creativa e innovadora.

La compartición de mesas no siempre ayuda

Estudios recientes muestran que el hot desk y la compartición de mesas no siempre traen beneficios. Si sólo hay siete mesas disponibles para 10 empleados, se puede producir frustración y estrés. Puede tratarse de que los sitios junto a las ventanas estén ya ocupados si no has llegado temprano, o simplemente de si va a haber un sitio disponible.

Hay estudios que han puesto de relieve que en estos casos los empleados se identifican menos con la empresa. Echan de menos tener su propio espacio asignado. Además, no todo el mundo es capaz de concentrarse en su trabajo cuando está en una oficina abierta, con conversaciones en la mesa de al lado y estando disponible permanentemente. Si el jefe está sentado cerca, algunos empleados se sienten permanentemente observados. Otros dejan de levantarse, se van a trabajar a otro lugar o a la sala de descanso de vez en cuándo.

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De la eficiencia a una cuestión de cultura

1. Trabajo basado en la actividad

Esta aproximación integra el hot desk, pero va mucho más allá. El trabajo basado en actividad funciona sobre el concepto de que cada individuo tiene varias tareas que realiza a lo largo del día. Hay diferentes salas para diferentes propósitos: Para equipos basados en un proyecto, para charlas informales, trabajo individual que requiere concentración, llamadas telefónicas, comer y beber, tomarse un descanso. Microsoft está aplicando este concepto en sus oficinas de Amsterdam, Munich, Viena y Milán.

2. Zonas de colisión

Este concepto pone la atención en el diseño de la oficina en zonas y áreas en las que los empleados se encuentran. Siempre tiene que haber un momento para la interacción espontánea entre compañeros. Estas zonas se consideran como un indicador de la capacidad innovadora de la empresa. El Google Campus en Mountain View, California, se ajusta a este principio. Está diseñado para provocar la mayor probabilidad posible de interacción entre empleados.

3. Espacios creativos

Se trata de una infraestructura que ayuda a los equipos en el desarrollo de nuevos productos, servicios o proyectos. Los propios empleados son los que deciden qué es lo que se necesita. Es muy importante que los empleados puedan expresar su opinión en una fase temprana del diseño sobre cómo van a querer trabajar en el futuro. Algunos quieren mesas grandes, otros sofás y sillones. En la sede de LinkedIn en Sillicon Valley, los empleados pidieron una sala de música. Ahora tienen todos los instrumentos y la tecnología necesaria para una buena sesión de improvisación.

4. Superdesking

Es una visión radical del hot desk. En este caso, todos los empleados, desde los becarios hasta el jefe, se sientan en una única mesa enorme en la misma sala. Las mesas pueden ser móviles, de forma que se pueden reorganizar dependiendo del tamaño del equipo o los requisitos. The Barbarian Group Agency, en Nueva York, es el buque insignia del superdesking: Disponen de una mesa enorme, alargada, que se extiende por toda la planta del edificio. Parece una serpiente y es capaz de alojar a 170 empleados.

5. Espacios tranquilos

Para poderse concentrar en su trabajo, los empleados necesitan también áreas tranquilas. Pueden ser salas pequeñas, separadas del resto, en las que puedan trabajar o hacer llamadas sin que haya ruido de fondo. El uso de estos espacios se organiza mediante un software de reservas. De esta manera el empleado que la necesita tiene una sala disponible.

6. Horas de trabajo flexibles y trabajo móvil (trabajo remoto y flexitime)

El concepto de hot desk comienza cuando los empleados pueden elegir: ¿Prefieres trabajar con otros compañeros en esta estupenda oficina o mejor en casa? Para que el hot desk tenga éxito, hay que emparejarlo con el trabajo móvil y el flexitime. Así todo el mundo puede diseñar por sí mismo su día de trabajo.

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Vale la pena: hot desk

El hot desk hace tiempo que se encuentra entre las pequeñas y grandes empresas. No se trata sólo de desmantelar las mesas. Si quieres reorganizar tu oficina, también necesitarás cambiar la cultura laboral con el hot desk. Para ello se necesitan unos requisitos técnicos: Hardware, software, red, bases de datos, la nube… un gran proyecto para el departamento de IT.

Sin duda estas inversiones ayudan a los empleados, al mejorar su satisfacción, productividad y creatividad. Puesto que es esencial que interactúen para el éxito de la empresa, vale la pena estimar cuántos encuentros casuales se producen a diario en diferentes áreas de la organización. ¿Unos pocos? Es hora de hacer cambios.



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