Gestionar y desarrollar con éxito equipos virtuales


“El factor humano sigue siendo el principal obstáculo para los equipos virtuales globales”. Es la conclusión principal del estudio titulado “Tendencias 2018 en alto rendimiento: Equipos virtuales globales”. Para que los equipos virtuales funcionen bien, no es importante si una persona está en Bruselas, otra en Londres, dos más en Viena y cinco en Varsovia, sino cómo se les organiza el trabajo, lo expertas que son esas personas en su trabajo y su espíritu de equipo.

Por quinta vez, la consultora internacional RW3 Culturewizard encuestó a responsables de 90 países para su Encuesta Global de Equipos Virtuales. 1.620 responsables compartieron su experiencia en proyectos, equipos virtuales y gestión de equipos. El resultado más importante del estudio es que, a pesar de las nuevas tecnologías y la transformación digital, siguen siendo las personas las que tienen una mayor influencia en la calidad de la colaboración.

El factor fundamental en el éxito de la colaboración virtual: Las personas

Las reuniones online suponen un reto para todos los participantes. Estar todos juntos alrededor de una mesa de reuniones, poder hacer contacto visual, hablar los unos con los otros y hacer una broma de tanto en tanto, son formas tradicionales de relación, y resultan familiares para los equipos de trabajo, pero ya no se pueden dar por hechas.

Por el contrario, más y más gente está manteniendo sus reuniones en salas virtuales. Si les preguntas, el 84% te dirán que que la comunicación virtual es más difícil que la personal, y el 89% dicen también que los participantes pertenecen al menos a dos culturas diferentes.

Las diferencias culturales, las dificultades del idioma y las distintas zonas horarias son factores que es necesario gestionar bien. Sorprendentemente, menos del 20% ha recibido algún tipo de formación para hacer más eficiente su colaboración. Las empresas internacionales y los mercados globales son cada vez más importantes, pero el trabajo del día a día muestra que la capacidad de trabajar bien en equipo no se consigue sin más. Los siguientes siete consejos te ayudarán en la gestión sostenible de los equipos virtuales.

Consejo 1: El trabajo en equipos virtuales requiere mucha atención

Una buena comunicación dentro del equipo es esencial para estar seguros de que todos están trabajando hacia una meta común y consiguiendo buenos resultados. El estudio demuestra que las reuniones tradicionales cara a cara siguen siendo mejor valoradas por el 52% de los encuestados. Como gestor de un equipo virtual, tienes que ser conscientes de las ventajas que tiene para el equipo una reunión presencial, y ser capaz de transferir esas ventajas a un espacio virtual. El 27% de los encuestados piensa que las llamadas telefónicas siguen siendo buenas, y el 34% piensa lo mismo de las videollamadas, mientras que los mensajes de correo electrónico sólo reciben una buena valoración del 14%.

Para que el trabajo funcione, es imprescindible que monitorices cuidadosamente la calidad de la comunicación. Por ejemplo, tienes que asegurarte de que los procesos de trabajo son transparentes y claros para todo el mundo y que la información relevante se transmite de forma regular y segura. También es aconsejable, cuando sea necesario, mejorar la eficiencia mediante acciones puntuales, porque el estudio muestra que la colaboración virtual no funciona automáticamente sin más.

 

Las formas de comunicación mejor valoradas por los miembros de los equipos

Las formas de comunicación mejor valoradas por los miembros de los equipos

Consejo 2: Crear confianza y fomentar la colaboración

La colaboración entre diferentes empresas y ubicaciones requiere un liderazgo competente. Es esencial que los jefes de equipo y sus miembros confíen los unos en los otros. Pero, ¿pueden confiar los miembros de los equipos en que, a pesar de la distancia que media entre ellos, pueden confiar y se va a valorar su trabajo?

Frances Frei, profesor de la Harvard Business School, nos daba unas pinceladas sobre cómo crear confianza en su charla en TED de 2018. En ella explica cómo crear confianza siendo auténticos, lógicos y empáticos. Frei ha sido vicepresidente de gestión y estrategia en Uber.

El Estudio 2018 de Trabajo Virtual en Equipo preguntaba también sobre cuáles son las características que definen a un buen miembro de un equipo virtual.

  • Comparten información
  • Están orientados al equipo
  • Muestran iniciativa
  • Se organizan bien
  • Proporcionan opiniones útiles
  • Son socialmente competentes
  • Ayudan a otros miembros del equipo

Consejo 3: Sé un patrón de conducta en el espacio virtual

“El que quiera el bien tiene primero que ser bueno”, decía Goethe. Nada a cambiado en lo relativo a los modelos de conducta. Como responsable, ejecutivo o jefe de equipo, tienes que dar buen ejemplo. Demuestra que valoras la buena colaboración virtual. Para ello tienes que demostrar que sabes moverte en la reuniones virtuales. Si aún no sabes cómo, sé curioso y tómate como un reto personal convertirte en un experto.

Consejo 4: Crear oportunidades para aprender juntos

Para que el trabajo de los equipos virtuales realmente rinda sus frutos, tienes que conseguir que todos los miembros del equipo estén convencidos y quieran aportar sus diferentes experiencias. Pon un énfasis especial en crear una atmósfera positiva en la que todos se acostumbren a contribuir. Hay que crear estructuras de trabajo claras y transparentes en las que sus contribuciones sean reconocidas por los demás y se puedan aportar opiniones. Por ejemplo, se puede emplear un panel de control común o un gráfico de comunicaciones con el que todos en el equipo estén de acuerdo. El gráfico puede incluir cosas como el calendario conjunto y el trabajo de documentación. Así facilitamos también el trabajo en diferentes zonas horarias.

más información

Descargar gráfico de comunicación para equipos virtuales (en inglés)

Consejo 5: Encuentra las herramientas necesarias para tu equipo de trabajo virtual

Los equipos de trabajo virtuales requieren una gestión inteligente y experta, como cualquier otro tipo de trabajo. Si tu equipo y tú sois relativamente novatos, la creación del equipo debe ser la prioridad más importante. Podéis llevar a cabo vuestras primeras reuniones virtuales utilizando herramientas como Skype for Business, Cisco Webex Teams, GoToMeeting, vitero o Adobe Connect.

Hay varias soluciones online, llamadas herramientas de colaboración, que facilitan que los miembros de equipo cooperen en diferentes ubicaciones. El Institut für Arbeitsdesign und Zukunftstechnologien e.V. (IFAZ), una organización que trabaja en el diseño del espacio de trabajo y tecnologías futuras, ha evaluado diez de esas herramientas. Los resultados podemos encontrarlos en un artículo muy interesante de su blog y en una hoja de cálculo Excel que los resume. Sus conclusiones: “A pesar de disponer de funciones similares, las herramientas que hemos analizado son muy diferentes entre sí, y cada una de ellas tiene sus puntos fuertes”. Su recomendación es probar las herramientas y analizar cuidadosamente los procesos de colaboración. Sólo así podrás saber cuál de las herramientas es la que se ajusta mejor a tus necesidades.

¿Funciona el trabajo virtual en equipo? Claro que sí, si conoces estos siete consejos para la gestión virtual #jobwizards http://bit.ly/2K6XckR

Consejo 6: El mayor reto son los objetivos compartidos

Ya estés ocupado en el trabajo diario “convencional”, trabajando en tu casa o afrontando nuevos retos, tienes que reunirte con tu equipo para establecer objetivos claros y requisitos para su trabajo diario. ¿Qué tareas tenemos que afrontar? ¿Quién tiene que hacer qué y cuándo? ¿Quién tiene que ayudar a quién con esas tareas? También hace falta que crees los necesarios canales de respuesta para asegurarte de que los objetivos compartidos están en la mente de todos en todo momento.

Consejo 7: Gestionar a distancia requiere reglas claras y un calendario claro

Es muy importante planificar tu tiempo y tu contenido si tienes el plan de mantener reuniones online interesantes. Al igual que ocurre con las conferencias convencionales la regla es: “menos es más”, así que prepara reuniones cortas mejor que largas, y establece un orden del día breve. Para tener más consejos sobre como planificar las conferencias virtuales, lee nuestro artículo “Reuniones online efectivas: ¡Podemos hacerlo mucho mejor!”.



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